Varno poslovanje ob digitalni transformaciji

Naš svet se vse bolj vrti digitalno in prav vsako podjetje se sooča z iskanjem digitalnih rešitev za racionalizacijo dela in prenos dokumentov iz fizičnega arhiva v oblaku. Brezpapirno poslovanje ima za lastnike podjetij veliko prednosti, kljub temu pa obstajajo tudi tveganja. Preberite, katera so in kako se jim izogniti.

Z vedno večjim zanašanjem na tehnologijo in vse večjo povezljivostjo v digitalnem svetu je brezpapirno poslovanje vedno bolj pogosta odločitev za vse vrste podjetij, kar jim prinaša pomembne koristi. Hkrati pa so številni podjetniki zaskrbljeni zaradi možnih varnostnih tveganj, ki jih prinaša digitalizacije podatkov.

Kakšne so torej prednostih in slabostih brezpapirnega poslovanja in katere so najboljše rešitve, da podjetja zaščitijo svoje elektronske podatke?

Enostaven dostop do podatkov

S klikom na gumb lahko preprosto dostopate do pomembne dokumentacije, od koder koli. Orodja, kot so Google Drive, Microsoftov Office 365 in mnoga druga, zagotavljajo brezhibno sodelovanje med platformami in uporabniki. Tako lahko številnim zaposlenim omogočite dostop do informacij brez težav ali izgube časa. Pravilno indeksirani digitalni dokumenti in uporabna pravila poimenovanja datotek pa bodo olajšali iskanje, prenos in skupno rabo vaših datotek PDF.

Zmanjšan ogljični odtis

Ste vedeli, da povprečni pisarniški delavec porabi 10.000 listov papirja na leto? Izbira brezpapirnega poslovanja zmanjša število uporabljenih dreves in ogljični odtis v smislu proizvodnje papirnih izdelkov in je pomembna tudi za prispevanje k trajnostni družbi.

Samodejno shranjevanje podatkov in digitalne varnostne kopije

Zaposlenim ni več treba ročno ustvarjati varnostne kopije vsakega dokumenta, ko je to mogoče narediti digitalno s pravimi orodji in platformami.

Prihranek denarja

Kot ena od prednosti brezpapirnega poslovanja bo vaše podjetje prihranilo veliko denarja pri komunikaciji s strankami. Odnose s strankami lahko vzdržujete na več načinov, kot je na primer e-poštni seznam, kar vam seveda prihrani pri stroških tiskanja in pošiljanja. Poleg tega vam komunikacija v digitalni pisarni omogoča sledenje potencialnim in novim strankam ter pridobivanje analitičnih podatkov za učinkovitejše trženjske strategije.

Manj prostora za shranjevanja podatkov

Ko nimate več hrambe datotek na papirni osnovi, lahko sprostite na stotine kvadratnih metrov prostora.

Boljša storitev za stranke

Čim hitreje in stroškovno učinkoviteje boste poslovali, bolj zadovoljne bodo vaše stranke. Hitreje boste lahko prejemali in obdelali naročila ter jih tudi dostavili pravočasno. Vse to bo prispevalo k boljši uporabniški izkušnji. Zadovoljne stranke so stranke, ki se vračajo. In kar je enako pomembno vaše storitve, bodo posredovale drugim.

Več časa za pomembne naloge

Medtem ko vaši zaposleni izgubljajo produktivnost z obdelavo fizičnih dokumentov, je možno, da bi v krajšem času dosegli veliko več. Digitalno poslovanje jim omogoča, da podatke, ki jih potrebujete veliko hitreje najdejo, primerno obdelajo in dodatni čas izkoristijo za komunikacijo s stranko ter dostavo izdelka ali storitve.

Kaj pa potencialna varnostna tveganja?

Še preden boste pripravljeni izkoristiti vse prednosti brezpapirnega poslovanja, si morate postavljati prava vprašanja glede varnosti vaših podatkov.

Imate nadzor nad podatki?

Varnost vaših podatkov je ključnega pomena, saj je digitalizirane podatke lažje deliti in do njih tudi hitreje dostopati. Vaši zaposleni morajo imeti dostop do podatkov, vendar mora biti ta dostop tudi nadzorovan, da preprečite nenamerno izgubo ali kibernetski napad.

Ali veste, od kod prihajajo grožnje?

Grožnja lahko pride od zunaj ali iz vaše organizacije. Prehod na digitalno vam omogoča večjo vidnost groženj, vendar prinaša tudi breme odgovornosti.

Koliko veste o svoji trenutni infrastrukturi?

Kako dobro poznate svoje trenutne operacijske sisteme? Vaši obstoječi zaledni sistemi bi se morali brezhibno, varno in stroškovno učinkovito uskladiti z vašo novo brezpapirno rešitvijo. Pri brezpapirni pisarni gre za prilagodljivost, zato je bistvenega pomena rešitev, ki vam omogoča, da nastavite lastne ravni varnosti, šifriranja in prijavnega dostopa.

Elektronski podatki so učinkoviti in priročni, a tudi dovzetni za kibernetske napade. Vendar pa je tudi kibernetska varnost močnejša, kot kdaj koli prej.

Tukaj smo, da predvidimo vsa varnostna tveganja in vam 24/7/365 nudimo podporo in pomoč.

Za boljše razumevanje je tukaj nekaj možnih tveganj, s katerimi se lahko soočite pri brezpapirnem poslovanju ter rešitve, ki jih lahko uporabite, da ostanejo vaši podatki varni.

Izvedba

Logistika ohranjanja varnosti in organiziranosti podatkov med prehodom na digitalno poslovanje je lahko zapletena. DMS podjetjem omogoča, da imajo popoln nadzor nad svojimi digitalnimi podatki že od samega začetka, z vzpostavitvijo varnostnih ukrepov in pregledov, ki omejujejo dostop do občutljivih informacij.

Potrebujete varno mobilno pisarno z asistenco? Preizkusite Virtualnega asistenta, ki vam nudi:

• Napredne poslovne rešitve, zbrane na enem mestu, do katerih lahko dostopate kjerkoli in kadarkoli jih potrebujete. Virtualni asistent je rešitev, ki raste z vašo organizacijo.
• Programsko rešitev v oblaku, ki poleg stalne tehnične podpore nudi tudi edinstvene storitve poslovne asistence iz različnih področij.
• Programsko okolje, ki vas ne omejuje na število uporabnikov, ampak omogoča, da ga lahko uporabljajo vsi zaposleni v vaši organizaciji.

Kibernetski napadi

Ko razmišljamo o brezpapirnem poslovanju, je naša največja skrb pogosto grožnja kibernetskega napada. Slednje je popolnoma upravičeno, saj so napadi z izsiljevalsko programsko opremo, lažno predstavljanje, vdori podatkov in izpadi IT pogostejši kot kdaj koli prej. Na srečo se rešitve za kibernetsko varnost razvijajo prav tako hitro za prepoznavanje groženj in varovanje podatkov.

Nabor rešitev za vaše podjetje in 24/7/365 podpora.

Tveganje izgube podatkov in zasebnosti

Zlonamerna programska oprema in zlonamerni akterji so običajno prva grožnja, na katero pomislimo, vendar obstaja tudi tveganje izgube podatkov zaradi drugih dejavnikov. Težave z zastarelo programsko opremo lahko na primer motijo ​​avtomatizirane procese ali poškodujejo datoteke. Podjetja morajo biti pripravljena tudi na te nepredvidene situacije. Vdori v zasebnost pa so drugo tveganje, ki bi ga morali uradi upoštevati pri prehodu na brezpapirni sistem. Zasebnost podatkov je bistvenega pomena za ohranitev zaupanja strank.

Izberite svojo rešitev za varovanje podatkov in zasebnosti.